Đề tài Các nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

Yêu cầu cơbản đối với việc bảo quản tài liệu là làm sao tài liệu luôn tồn tại ởtình trạng nguyên vẹn vềvật lý, có thểnhận diện và đọc được. Tài liệu điện tử“đọc được” là những tài liệu có thểphục hồi được từnơi lưu trữ đểxửlý bằng một máy tính hay hiển thị đối với con người. Cảsự ổn định vềvật lý cũng nhưsựlạc hậu vềcông nghệcủa các phương tiện mang tin kỹthuật số đều có thểlàm nảy sinh những vấn đềkhó khăn trong việc đọc tài liệu. Việc lựa chọn phương tiện đểbảo quản cần phải căn cứnhững yếu tốsau: - Định dạng (format) vật lý (tức là mật độbit, mật độcác đường rãnh) kích cỡ(độlớn) của các ô, kích cỡ(độlớn) của các khối, các bit bằng nhau, các ký hiệu tệp (file) và các phương tiện nhận diện và xác định vịtrí của mỗi tệp được ghi trên một dung lượng phương tiện mang tin cần phải dựa trên và tuân thủtheo các tiêu chuẩn mở. - Công nghệ được sửdụng cần phải cung cấp các phương pháp đủkhả năng đểphòng tránh các sai sót trong việc ghi tin trên phương tiện và đểphát hiện các sai sót khi đọc. Các phương pháp phát hiện sai sót phải khám phá và báo cáo được vềcác sai sót ởmức độbit, hay ít nhất là ởmức độbyte. Các cơ chếbáo cáo vềcác sai sót cần báo cáo được tất cảnhững sai sót không thểgiải quyết được thông qua việc kiểm tra đồng đẳng. - Phương tiện mang tin phải đạt đến độxâm nhập thịtrường sao cho có thểhy vọng rằng các yêu cầu bổsung và sựhỗtrợ(bao gồm cảcác thiết bị để đọc và ghi) vẫn có thể đáp ứng được trong một khoảng thời gian khá dài và điều đó làm cho việc sửdụng phương tiện đó có hiệu quảkinh tế. Hai dấu hiệu quan trọng của sức xâm nhập và tồn tại trên thịtrường là (1) sựtồn tại của nhiều nguồn cung ứng khác nhau cảvềphương tiện mang tin cũng nhưphần cứng và phần mềm cần thiết đểsửdụng phương tiện đó, và (2) sựtồn tại của một lộtrình chuyển đổi đã được xác định đối với các phiên bản cải tiến của phương tiện đó. - Tuổi thọthực của phương tiện đó cần phải được xác định rõ. - Sựmẫn cảm đối với các yếu tốnhưnhững thay đổi vềnhiệt độvà độ ẩm và sựtiếp xúc với các chất độc hại cần phải được xác định rõ. Các phương pháp nhằm hạn chếtới m ức thấp nhất hay loại trừcác mối đe doạtừbên ngoài cũng cần phải có sẵn và có thểvới tới được. - Các chi phí mua sắm, sửdụng và bảo trì phương tiện mang tin, các thiết bịvà phần mềm để đọc, ghi và lưu trữphương tiện đó cần phải ởmức hợp lý và Lược dịch từ“Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn LệNhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 52 nếu nhưcác yếu tốkhác cuảcác phương tiện khác ởmức tương đương thì các chi phí phải ởmức cạnh tranh hơn. - Luôn có sẵn các phương pháp khảthi và tin cậy đểphục hồi nội dung tài liệu bịmất do sựxuống cấp tựnhiên của phương tiện mang tin hoặc do các y ếu tốbên ngoài. Yếu tốnày góp phần nâng cao giá trịcủa một phương tiện mang tin xét vềkhía cạnh bảo quản lưu trữ. Tài liệu cần được di trú hay chuyển đổi sang các phương tiện mang tin mới trước khi phương tiện hiện tại bịhuỷhoại hay trởnên lạc hậu. Việc kiểm tra định kỳcác phương tiện bảo quản nhằm phát hiện bất kỳdấu hiệu xuống cấp/hư hại nào cũng nhưviệc xem xét đánh giá thường xuyên sựphát triển của công nghệ đểnhận biết các dấu hiệu lạc hậu là rất cần thiết đểquyết định khi nào thì tiến hành di trú/chuyển đổi tài liệu.

TÀI LIỆU LUẬN VĂN CÙNG DANH MỤC