Hệ thống thông tin quản lý là một công cụ hỗ trợ rất tốt cho nhiều công ty, nhà máy hay cả công sở. Xây dựng một hệ thống thông tin cho phù hợp để đáp ứng đầy đủ các chức năng cần thiết của một hệ thống là yêu cầu được đặt ra đối với những người lập trình hệ thống. Để xây dựng được một hệ thống như thế cần phân tích và thiết kế hệ thống sao cho phù hợp với yêu cầu và đặc điểm hiện tại.
Quản lý một hệ thống nhập kho xăng dầu từ các công ty cũng là một hệ thống cần được phân tích và thiết kế.
Yêu cầu của bài toán đặt ra như sau:
Tổng kho xăng dầu X là một đơn vị xí nghiệp chuyên cung cấp các mặt hàng xăng dầu cho các đại lý, cửa hàng bán lẻ Các mặt hàng chủ yếu là dầu lửa (KO), dầu đốt lò (FO), dầu Diesel (DO), các loại xăng (A92, A90, A83 ).
Xí nghiệp nhập hàng từ nhiều nguồn nhưng chủ yếu là từ các công ti nước ngoài qua đường tàu thủy. Thông tin chính của các công ti này gồm: mã số công ti, tên công ti, quốc tịch. Xí nghiệp và các công ti này sau khi thương lượng sẽ tiến hành ký hợp đồng, thông tin chính của hợp đồng gồm: mã số hợp đồng, ngày ký, ngày quy định là hạn chót để giao hàng, các mặt hàng, số lượng và đơn giá.
Sau khi ký hợp đồng, các công ti nước ngoài sẽ giao hàng nhiều lần. Các tàu hàng sẽ cập cảng X, xuất trình các chứng từ để chứng minh số lượng và loại hàng mà xí nghiệp đã đặt là có thực. Mỗi lần giao hàng có thể giao nhiều loại hàng trong hợp đồng đã ký. Bộ phận kỹ thuật của xí nghiệp sẽ cử một số nhân viên tiến hành giám định các yêu cầu an toàn phòng cháy chữa cháy, định lượng hàng tồn trong các bể chứa sẽ nhận hàng (giám định trước khi nhập hàng). Xí nghiệp có nhiều bể chứa, mỗi bể có mã bể, dung lượng chứa, tại một thời điểm bể chỉ có thể chứa một loại hàng (ví dụ bể đang chứa xăng thì không thể nhập dầu vào). Sau khi nhập xong, bộ phận kỹ thuật lại giám định bể chứa vừa nhập hàng (giám định sau khi nhập) để xác định lượng hàng thất thoát. Ứng với mỗi loại hàng có các quy chuẩn về lượng hao hụt hàng hóa khác nhau như xăng là 0.7%, dầu DO là 0.65%. Mọi trường hợp vượt quá các quy chuẩn này đều được coi là hao hụt bất thường. Tất cả các thông tin trong quá trình nhập hàng đều được lập biên bản và báo cáo về lãnh đạo xí nghiệp.
Bài toán được phân tích thiết kế gồm 3 phần chính như sau:
Phần 1: Phân tích yêu cầu bài toán
Phần 2: Phân tích hệ thống
Phần 3: Thiết kế hệ thống
