Khóa luận Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

1. Tính cấp thiết của đề tài Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị. Hoàng Thành là công ty mới thành lập (năm 2002) nhưng các thành viên của công ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa, phá dỡ tàu cũ và kinh doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi. Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đã tạo lập được một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tưởng trong con mắt của đối tác. Mục tiêu của công ty là đưa Hoàng Thành trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp đóng tàu. Để thực hiện được mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu đó là nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. Trong quá trình thực tập em nhận thấy công tác văn phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tác văn phòng là chưa cao. Chính vì vậy được sự hướng dẫn tận tâm của cô giáo – TH S.Trần Thị Ngà và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty em đã chọn đề tài: “ Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành ” với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một phần nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng tại công ty được tốt hơn. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành để thấy được những điểm mạnh cũng như những điểm yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại công ty. 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của khóa luận là cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng, thực trạng về công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành như: - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty. - Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh cũng như những thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải. - Tìm hiểu thực trạng về công tác văn phòng tại công ty như công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thư, lưu trữ, công tác tổ chức cuộc họp hội nghị trên cơ sở đó phân tích đánh giá kết quả đã đạt được, những điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó. - Đưa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng tại công ty. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 3 4. Phương pháp nghiên cứu đề tài Để hoàn thành khóa luận em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh - Phương pháp phỏng vấn, đối thoại 5. Kết cấu của khóa luận Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, kết cấu của khóa luận gồm 3 chương: - Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. - Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành. - Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành.

TÀI LIỆU LUẬN VĂN CÙNG DANH MỤC