Trường Bách Khoa Hà Nội là một trường Đại Học lớn nhất Đông Nam Á. Hàng năm số lượng tuyển sinh của trường khoảng hơn 6000 sinh viên cả hệ Chính quy và hệ Cao đẳng. Trường được phân làm rất nhiều Khoa, Viện với rất nhiều các chuyên ngành khác nhau với chất lượng đào tạo rất cao, Khoa Toán ứng Dụng là một trong những Khoa như thế.
Hiện nay Khoa có hơn 1000 sinh viên, trong đó sinh viên hệ Cao đẳng chiếm hơn 60%. Với số sinh viên ngày càng đông , nhu cầu thông tin về học tập của sinh viên ngày càng cần thiết mang tính chất cập nhật. Nó đòi hỏi Khoa phải có một bộ phận quản lý mọi thông tin liên quan đến sinh viên.
Do đặc thù của hệ Cao đẳng là đào tạo ở các nơi không tập trung, cách xa Khoa và số sinh viên hệ Cao đẳng lại rất đông. Nên Khoa đã tách việc quản lý sinh viên thành hai bộ phận là: quản lý hệ Chính quy và Cao đẳng. Để quản lý sinh viên Cao đẳng thì cán bộ quản lý phải cập nhật, lưu trữ một số lượng hồ sơ,giấy tờ rất lớn.Với phương thức quản lý hiện nay, gây rất nhiều khó khăn trong công tác bảo quản và tìm kiếm. Vì vậy việc quản lý cần phải được tin học hóa.
Với hệ thống quản lý mới thì việc cập nhật, tìm kiếm dữ liệu dễ dàng và khối lượng lưu trữ lớn tốn ít nhân lực.
