Trong thực tế việc quản lý học viên hiện nay tại các học viện nhà trường vẫn còn rời rạc và thiếu sự đồng bộ giữa các phòng ban quản lý đào tạo. Khi một sinh viên nhập học thì hồ sơ của họ sẽ được nhập và lưu trữ tại phòng quản lý hồ sơ sinh viên, khi đi học thì phòng đào tạo lại có một cơ sở dữ liệu lưu trữ về thông tin học viên, khi sử dụng thư viện thì thông tin của sinh viên lại được tiếp tục lưu trữ tại ban quản lý thư viện, nếu trong quá trình học tập tại học viện học viên có tham gia nghiên cứu khoa học thì thông tin ấy lại được lưu trữ ở phòng khoa học công nghệ môi trường .Các thông tin liên quan đến cùng một học viên nhưng lại được lưu trữ trùng lặp ở rất nhiều nơi như vậy sẽ rất dễ dẫn tới những sai lệch, không thống nhất và rất khó có thể thống kê toàn bộ những thông tin liên quan đến quá trình đào tạo một học viên tại trường. Vì vậy, vấn đề đặt ra ở đây là phải xây dựng hệ thống phần mềm có một cơ sở dữ liệu chung duy nhất hỗ trợ cho tất cả các nghiệp vụ trong quản lý đào tạo một học viên.
Hệ thống hỗ trợ quản lý đào tạo phân tích thiết kế dựa trên các quy chế, quy định về đào tạo Đại học và Cao đẳng của Bộ GD & DT và Bộ Quốc phòng và các nghiệp vụ tiến hành trong quá trình quản lý đào tạo sẽ hỗ trợ việc quản lý đào tạo trên các mặt sau:
- Quản lý hồ sơ sinh viên
- Quản lý thi
- Quản lý kế hoạch đào tạo
- Quản lý nghiên cứu khoa học
- Quản lý giáo viên
- Quản lý thư viện
