Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin (CNTT) làm cho máy tính trở thành phương tiện không thể thiếu dược trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính dược khai thác một cách triệt để. Nếu như vài năm truớc máy tính ở nước ta được sử dụng chủ yếu như là một công cụ đẻ soạn thảo văn bản hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểu bảng, thương mại, khoa học v.v thì giờ đây, cùng với sụ vươn xa của mạng Internet trên lãnh thổ Việt Nam, máy tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi trên bàn làm việc cá nhân tại gia dình để trao đổi thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu.
CNTT càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương pháp mới, công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn. CNTT được ứng dụng trong mọi nghành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc ứng dụng CNTT trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hướng tất yếu.
Kết quả của việc áp dụng CNTT trong quản lý là việc hình thành các hệ thống thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho các chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nước ta hiện nay trong những năm gần đây các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn.
Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống quản lý công văn, được ứng dụng thực tế trong công việc hỗ trợ quản lý công văn của Bưu điện Thành phố Hải Phòng. Bưu điện Thành phố Hải Phòng là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực Bưu chính, phát hành báo chí và Công nghệ thông tin. Trong đó có nhiệm vụ phát hành báo chí và giao nhận công văn cho một số ban ngành của ủy ban, thành ủy và một số các sở ban ngành khác. Xuất phát từ thực tiễn công việc hàng ngày trong việc giao nhận công văn theo hình thức cũ “tay trao tay” ngày càng không phù hợp với tình hình hiện nay khi mà nền công nghệ số đang rất phát triển và có mặt trong tất cả các sở ban ngành, các đơn vị. Các công văn thường không kịp thời, đặc biệt là các “sự vụ điện” các công văn cần thời gian xử lý nhanh. Việc quản lý rất khó khăn, việc tra cứu các văn bản thường mất rất nhiều thời gian mà nhiều khi không mang lại kết quả. Với các văn bản dài, nhiều tờ và gửi cho nhiều đơn vị thì văn thư làm việc rất mất thời gian vì phải sao chép rồi gửi đi. Mặt khác, với các sở ban ngành lượng văn bản gửi đi nhiều thì hàng tháng lượng văn phòng phẩm phục vụ cho công tác này là không nhỏ.
Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và thuận lợi thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ để xây dựng các chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như tự động hoá được các công việc trên cho nhân viên. Trong đề tài này đã thể hiện tương đối đầy đủ những chi tiết đề ra.
